高效應付賬款管理帶您走向成功之路
對許多公司而言,優(yōu)化應付賬款（AP）流程是一件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費了大量精力對其進(jìn)行流程再造,也使用了如ERP、OCR、EDI等文件管理和電子發(fā)票技術(shù),但結果都差強人意,實(shí)屬治標不治本。因此很多企業(yè)會(huì )把應付賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,通過(guò)勞動(dòng)力套利方式來(lái)降低成本。
實(shí)現高效、無(wú)差錯應付賬款流程所面臨的挑戰
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非標準發(fā)票
絕大多數商業(yè)發(fā)票（至少在美國如此）都是以紙質(zhì)文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來(lái)傳遞的,而且各個(gè)供應商的商業(yè)發(fā)票格式都大不相同,這對人工處理造成了很大困難。采購是否來(lái)自已核準的供應商？采購訂單（PO）是否和ERP系統相匹配？這都是應付賬款管理團隊需要考慮的問(wèn)題。
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非結構化數據
在應付賬款處理流程中,需手工將各種規格的發(fā)票進(jìn)行轉錄,以符合公司的標準格式。這種重復性工作既慢又容易出錯。而許多起初看起來(lái)簡(jiǎn)單明了的應付賬款活動(dòng),執行起來(lái)確實(shí)復雜且低效。對這一流程的優(yōu)化,將能夠直接轉化為財務(wù)和企業(yè)優(yōu)勢。
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材料核查及審批
處理應付賬款時(shí),還需對資料進(jìn)行審核。比如：“PO是否有對應的提貨單？”“發(fā)票金額是否與PO一致？”。此外,在審批的過(guò)程中還要檢查“授權支付所需的文件是否已經(jīng)備妥？”
機器人自動(dòng)化、結構化數據、數字化
實(shí)現應付賬款自動(dòng)化,需要排除一個(gè)財務(wù)障礙,并采取三個(gè)技術(shù)步驟。財務(wù)障礙是投資回報率（ROI）。應付賬款工作只是一個(gè)很小的領(lǐng)域,在此進(jìn)行大規模的軟件投資需要充足的理由。
技術(shù)步驟包括：
第一步：自動(dòng)化
軟件機器人必須替代應付賬款管理人員的人工操作
第二步：結構化數據
必須對流程中出現的非結構化數據進(jìn)行結構化處理
第三步：數字化
必須在員工、供應商和主要提供報告、分析及決策支持的第三方之間建立一個(gè)高度自動(dòng)化的結構化數據流
采取上述三個(gè)步驟之后,應付賬款工作（相當于“收據到ERP”業(yè)務(wù)流程外包合同中通常包含的內容）就實(shí)現了自動(dòng)化,其自動(dòng)化活動(dòng)的結果和數據會(huì )與公司ERP系統進(jìn)行無(wú)縫集成。此外,新功能,比如通過(guò)移動(dòng)設備進(jìn)行付款審核和授權,也都將成為可能。這三個(gè)步驟還幫助那些在“采購到付款（P2P）”流程中大量使用人工作業(yè)的企業(yè)進(jìn)行更深層次的自動(dòng)化,進(jìn)而幫助他們降低成本、提高績(jì)效,在輕松實(shí)現合規管理的同時(shí)還能實(shí)時(shí)了解應付賬款的狀態(tài)。
每年需手工處理的商業(yè)發(fā)票占比
應付賬款自動(dòng)化解決方案
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自動(dòng)捕獲數據并進(jìn)行錄入
我們使用OCR技術(shù)來(lái)掃描識別紙質(zhì)或電子版（如PDF或電子郵件）商業(yè)發(fā)票,其字符準確率可達95%以上。所有文檔操作都保存在歸檔日志文件中,以備審計和合規檢查之用。
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高度自定義工作流自動(dòng)化規則
應付賬款自動(dòng)化方案通過(guò)高度自定義工作流程規則來(lái)適應復雜的P2P流程背后的業(yè)務(wù)邏輯,以此實(shí)現高效、直觀(guān)的端到端自動(dòng)化流程,進(jìn)而便于處理諸如雙向或三向文檔匹配、ERP系統對帳和特殊項目（如沒(méi)有對應PO的商業(yè)發(fā)票）的分支流程處理等。
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審批及異常處理
應付賬款流程方案簡(jiǎn)化了審批活動(dòng),許多審批流程都可在基于規則的前提下自動(dòng)完成,有效減少人工參與。受路徑,匹配和流轉行為影響,當數據不符合自動(dòng)化工作流標準時(shí),就會(huì )觸發(fā)異常機制。通過(guò)遵循事先設定的重新分發(fā)規則,盡可能減少異常情況的發(fā)生。這些規則旨在發(fā)現異常并將其升級分發(fā)給具有適當技能的員工。此外,該解決方案還使用實(shí)時(shí)監測來(lái)標記異常點(diǎn),用于規則核查和欺詐監測。
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合規與治理
在應付賬款自動(dòng)化解決方案中內嵌了合規和治理控制機制,如角色授權和職責劃分等。此外,記錄全部自動(dòng)化活動(dòng)的歸檔日志文件,還將顯著(zhù)降低審計成本、提高審計效率。
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靈活性與適應性
應付賬款解決方案具有超高靈活性和適應性。在不影響性能和準確性的前提下,可輕松滿(mǎn)足由業(yè)務(wù)增長(cháng)、收購、重組帶來(lái)的業(yè)務(wù)量變化。實(shí)時(shí)性能監測和記錄歸檔,有助于推動(dòng)對新的分析與預測能力的需求。
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